Кадровые документы работодателя

Четверг, 30 Октябрь 2014
Причина:

Вы работаете в отделе кадров организации или просто желаете знать её составляющие

О чем:

О документации в отделе кадров

Инструкция:

Одна из основных обязанностей службы кадров — оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника.

Ее и называют «кадровой документацией». Какие документы входят в это понятие? И какие из них являются обязательными для каждого работодателя?

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов.

1. Документы по учету личного состава работников, среди которых:

  • приказы о приеме на работу;
  • приказы о переводе на другую работу;
  • приказы о предоставлении отпуска;
  • приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником);
  • приказ о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • приказ о поощрении;
  • личные карточки работников.

Образцы этих документов установлены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 г. N 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
— фамилия, имя, отчество автора документа;
— наименование вида документа — «Приказ»;
— дата и номер приказа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— текст (распорядительная часть и основание издания);
— подпись;
— отметка об ознакомлении с приказом работника.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график отпусков;
  • положение о структурном подразделении;
  • должностные инструкции;
  • структура и штатная численность;
  • штатное расписание;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение о структурных подразделениях.

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011–93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия». Для решения вопросов организации труда или управления персоналом работодатель- физическое лицо может принимать локальные нормативные акты. В состав обязательных для каждого работодателя локальных нормативных актов, согласно толкованию норм ТК РФ, входят:

  1. Штатное расписание.
  2. Правила внутреннего трудового распорядка.
  3. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области. 
  4. График сменности. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с ним.
  5. График отпусков.
  6. Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены до сведения работников. Под роспись.

Все эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» строится работа с персональными данными сотрудников.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Также необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Обобщая информацию:

Обязательные документы

  1. Учредительные документы;
  2. Трудовые договоры;
  3. Штатное расписание (форма Т-3);
  4. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);
  5. Правила внутреннего трудового распорядка;
  6. Документ о защите персональных данных работников (положение);
  7. График отпусков (форма Т-7);
  8. Личные карточки (форма Т-2);
  9. Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
  10. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
  11. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
  12. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
  13. Трудовые книжки
  14. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными
при определенных обстоятельствах

  1. Коллективный договоробязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить;
  2. Положение об оплате труда и премировании обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании;
  3. Должностные инструкции обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
  4. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы обязательно, если работодателем проводится аттестация работников;
  5. График сменности обязателен при наличии сменной работы;
  6. Положение о коммерческой тайне обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять;
  7. Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Необходимые документы:

не требуются

Ссылки:

Все регламентирующие НПА указаны в тексте инструкции

ГосУслуги:

не предоставляется

    0

Конкурс

yolkin-0

Инструкции по категориям



Приложения

Android app on Google Play

 
Вся представленная на сайте информация относительно персональных данных чиновников и депутатов была получена из открытых источников в СМИ до 1 октября 2013 г. АНО «Центр ТИ-Р» в своей деятельности строго следует конституционному принципу невмешательства в частную сферу жизни человека и подчиняется положениям ст.152.2 ГК РФ. При работе с информационными источниками АНО «Центр ТИ-Р» руководствуется нормой абз.2 п.1 ст.152.2 ГК РФ: «не является нарушением правил, установленных абз.1 настоящего пункта, сбор, хранение, распространение и использование информации о частной жизни гражданина в государственных, общественных или иных публичных интересах, а также в случаях, если информация о частной жизни гражданина ранее стала общедоступной либо была раскрыта самим гражданином или по его воле»